Review Pengalaman Kerja: Apa sih rasanya jadi Document Controller?

Hai semuanya!! Kali ini aku mau share sedikit tentang kerjaan aku sekarang (2020). 

Kalin pernah nggak dapat pertanyaan gini:

"Abis lulus sekolah, lulus kuliah kalian mau jadi apa?"

Mimin dulu nggak pernah kebayang bakalan kerja di mana ngapain bahkan jadi apa. :)

Tapi rejeki itu emang nggak ada yang tau. Makanya sering-sering bersabar dan bersyukur biar kalau menerima atau mendapatkan sesuatu itu kita bisa puas. 

Gitu juga kerjaan.

Gimana sih rasanya jadi Document Controller? Enak nggak? Puas nggak? Gajinya gimana? Lingkungan kerjanya gimana?

Well pertama-tama, apa sih Document Controller itu?

Dari namanya aja udah jelas ya. DOCUMENT CONTROLLER yang artinya PENGONTROL DOKUMEN. Ya intinya ngontrol documen.

Nah sekarang pertanyaannya DOCUMENT yang seperti apa?

ada banyak dokumen di muka bumi ini. dan definisi dokumen itu luas, ga cuma kertas yang ada tulisan hasil ketikan atau kertas yang dicetak pake print-an. 

salah satu arti dari document meurut KAMUS ANDALAH MIMIN Merriam Webster Dictionary 

Document is "a material substance (such as a coin or stone) having on it a representation of thoughts by means of some conventional mark or symbol"

Terjemahan: Document adalah sebuah substansi material atau bahan (seperti koin atau batu) yang memiliki sebuah representasi pemikiran di dalamnya  atas pertolonga/bantuan dari beberapa simbol dan tanda konvensional.

Further, kalau kita bandingkan, koin dan batu itu adalah contoh dari masa lampau. Kalau jaman sekarang yang serba gadget seperti laptop, HP, notebook, dll. tapi berisi banyak pemikiran, itu juga bisa disebut dokumen.

Nah, tugas document control adalah meng-handle document-document seperti itu. Termasuk entry data, tracking, pengarsipan, documentation, bahkan hal-hal remeh yang berhubungan dengan cutting, scanning,fotocopy, binding juga termasuk dari kerjaan document controller.

BEDA BIDANG, BEDA JUGA DOKUMENNYA

Bidang pekerjaan itu banyak jenisnya. Ada bidang keuangan, jasa, kontstruksi, kesehatan, transportasi, usaha, dan lain-lain.

Karena beda scope, beda juga document yang  ditanganin. Dari pengalaman mimin nyari kerjaan pake kata kunci "document control/document controller", list yang tampil juga masukin posisi sebagai berikut.

- Administration Staff

- Document Management

- Administrative Assitance

- Project Officer

- Project Control Staff

dll.

Kerja di Proyek Konstruksi: Document Controller di Project PLTU

Nah, ini kan udah lebih spesifik ya kerjaannya: PROYEK KONSTRUKSI PLTU

(kurang spesifik apalagi coba sampe apa yang dibangun juga disebutin wkk)

Di proyek PLTU, sebagai document controller kalaian akan bertemu dengan beberapa jenis document, yaitu:

1. Transmittal

2. Drawing

3. QC Documents: cth. NCR, RFI, dll (ini kalo nggak salah ya)

4. Letter (bukan huruf, tapi surat .-.)

5. Commissioning Document: cth. Punch List

6. Entry Log (paling umum semua departemen pasti punya bentukannya EXCEL(biasanya))

dll

Ini cuma contoh aja ya, nggak bakalan bahas satu-satu soalnya bisa dicari di google.

TAPI, mimin bakalan jelasin document yang paling sering ditemui semua document control untuk proyek manapun (WARNING: MASIH ASUMSI WKKK):

1. TRANSMITTAL

*Transmittal itu kalau dibahas dengan judul transmittal bisa berepisode-episode, jadi ya udah bahas definisinya aja ya :)

Transmittal >> asal kata: transmit. 

Jadi intinya dia cuma mentransfer document dan didalam transmittal ini ada banyak jenis documen tergantung apa yang mau disubmit. Kebanyakan sih drawing atau document yang berhubungan dengan konstruksi.karena sekali kirim document bisa banyak. Jadi, dalam satu transmittal bisa ada satu saja document atau lebih. 

2. EXCEL UNTUK ENTRY DATA: ENTRY LOG

Dulu pas masih tahap ngelamar, ada tahapan tes komputer, yaitu tes kemampuan Excel. Nah, yang dites itu gimana caranya mengaplikasikan salah satu rumus excel. Waktu itu aku dapatnya tes rumus  IF. 

Setelah mulai kerja dan bahkan sampe sekarang masih kerja jadi document control, aku masih sering ngurusin entry log atau apapun yang berhubungan dengan excel things pakai rumus IF. Selain rumus IF, mungkin bisa ditunjanng sama rumus lain seperti SUM, MID, LEFT, Right, Vlookup, dll.

Terus apa rasanya jadi document controller????? :)

Semua kerjaan itu nggak ada yang mudah. 

Mungkin pernah mikir, kerjaan aku gini-gini aja. Akukan posisinya A, masa ngerjain hal kayak gini? 

Tapi semuanya itu balik lagi ke diri kita. Nggak ada yang namanya sesuatu itu dimulai langsung dari 1. Semuanya pasti dimulai dari nol. Mulai dari rasa puas, senang, sampe gaji plus fasilitas semua pasti dimulai dari nol. 

Alhamdulillah, udah masuk tahun kedua, pengalaman udah ada. Kebayang nggak sih kalo belum apa-apa kita udah nyerah hanya karena kerjaan yang belum pernah kita kerjain dan nggak survive dengan segala tantangan? Kalo kata HRD yang dulu pernah aku temuin dulu, "[..] kayak kutu lompat, pindah sana pindah sini." Fixed itu bakalan jadi nilai minus dimata reqruiter yang ada di luar sana.

Okay, gitu aja sesi sharing kerjaan kali ini. Kalo kalian punya pertanyaan, boleh tinggalin pertanyaan di kolom komentar atau kontak aku langsung via email atau DM instagram di kolom about/contact ya. Have a good day?!